Zvládání denní záplavy emailů

Na úvod je třeba uvést, že zde nelze dosáhnout zázračného řešení, ale citelné úlevy určitě ano.

To hlavní odlišíte v mailech od balastu, když se budete pídit především po příležitostech a hrozbách. Příležitost je, když si to vyhodnotíte jako „nyní je standardně, ale s využitím příležitosti bude lépe“ a hrozbu si snadno vyhodnotíte jako „nyní je standardně, ale při nereagování bude hůře“.

I u mailů navíc platí Paretovo pravidlo. Pokud dokážete vyčlenit těch správných 20 % nejdůležitějších mailů, můžete si být skoro jisti, že v nich je 80 % těch zmiňovaných příležitostí a hrozeb. Ovšem na pročtení spotřebujete pouze pětinu času.

Než se rozhodnete číst nějaký email, proveďte úvodní analýzu, co číst a co ne. A hlavně - jak co číst. S emailem totiž můžete udělat jednu z následujících možností: okamžitě smazat, dát do odstraněné pošty, vyhledat v něm nějaký údaj, delegovat, proletět s přeskakováním, přečíst celý nebo nastudovat. Třiďte emaily tak, aby při úvodní analýze spadlo co největší množství emailů do prvních, časově nejúspornějších kategorií a zároveň co nejméně emailů do kategorií posledních, tedy pročíst celý a nastudovat. Pro dosažení úspěchu je potřeba použít filtrovací otázky „Co se stane nejhoršího, když tento email nebudu číst?“, „Kdybych tento email trvale odstranil a za čas je přesto potřeboval, jak velkou námahu mi dá dané informace si opatřit?“. Tyto otázky, pokud jsou v hlavě a v rozhodovacím procesu již zautomatizované, tak nezaberou mnoho času, ale mnoho času dokážou ušetřit.

Na druhou stranu je třeba se vyvarovat vůči kolegům či nadřízeným jedné taktiky, které se říká „Nechám to vyhnít, protože pokud je to skutečně důležité, oni se ozvou znovu“. Tato taktika dokázala historicky zničit velmi mnoho osobních i pracovních vztahů nebo narušit jejich dosavadní férovost a serióznost. Pisatel totiž po celou dobu nemusí vědět, jestli email skutečně došel a byl čtený a pokud toto ví, díky automatickým odpovědím nebo potvrzení o přečtení, tak se můžete skoro vsadit, že napříště se můžete Vy naurgovat i třikrát více – také naschvál. Totéž platí i při odpovědích na nabídky, respektive zejména na vyžádané nabídky. Pokud jste si nějakou někde vyžádali, ale nelíbí se Vám a nehodláte ji využít, tak přesto nebuďte pasivní. Napište své odmítavé nebo negativní rozhodnutí odesílateli aktivně a co nejdříve. Pokud totiž použijete taktiku ve smyslu „když jsem neodpověděl, tak mu dojde, že nemám zájem“, může se původní pisatel urazit. A právem. Z psychologického hlediska je totiž nulová dopověď horší, než jakkoli negativní odpověď. S někým se nebavit mlže být chápáno jako projev povýšenosti, což vrhá špatné světlo nejen na Vás samotné, ale také na organizaci, kterou zastupujete. Prostě jeden za všechny a všichni za jednoho.

Když už se rozhodnete, že nebudete řešit daný email sami, ale delegujete ho, tak je přirozené, že se nikdy asi nezbavíte pocitu, zda dotyčný ten úkol zvládne. Je to ovšem nutné zlo a zároveň menší zlo. Bez delegování, a to i v případě emailů, které je třeba řešit, ale není nutné, abyste je řešili přímo Vy, se totiž zcela určitě časem necháte emaily zavalit, nebo se rovnou zblázníte.

Pozdní odpovědí se navíc pisatel může cítit uražen nebo ponížen, i když to třeba otevřeně nepřizná. Snižuje to totiž pocit jeho důležitosti a ten má většina z nás, zvláště na manažerských pozicích, poměrně vysoký. A když už přeci jen odpovídáte na email později, než je zdrávo a nechcete li definitivně ztratit případnou přízeň pisatele i do budoucna, tak své opoždění rozhodně důkladně omluvte. Ideálně tak, že tím bude dotyčný člověk ještě polichocen. Jak? Třeba takto „Tak důležitý email jsem si musel nechat na dobu, kdy si jej budu moci důkladně pročíst, protože za to stojí! Proto odpovídám až nyní“.

Pomohlo? Myslíte, že to půjde? Rozhodně to alespoň zkuste!