Transparentní komunikace a kruhové sdílení (Council) – výzva k bezpečí pro autentičnost

Na sklonku léta jsem „otevřel“ téma komunikace. Nejprve v podobě článku k vybraným modelům a teorii komunikace, poté webinářem na téma Otevřená kruhové komunikace.

V tomto článku přiblížím některé poznámky a zásady. Něco, co na webináři zaznělo i něco, doplňujícího. A také pozvánku na online kruhové setkání (max. 5 účastníků) dne 3.10.2023 od 18:00. Zde můžeme společně zažít facilitovaný průběh kruhového sdílení. Tématem je Bezpečí v/pro komunikaci

Transparentní a otevřená komunikace

Otevřená a transparentní komunikace obecně, je oblast, která je v poslední době „na tapatě“. Akcelerovala ji doba pandemie C-19 a rozšíření formy práce z domova (home office) i následná hybridní práce.

Účelem transparentní komunikace je přispět k vytvoření respektu-plného pracovního prostředí. Ostatně RESPEKT, DŮVĚRA, (psychologické) BEZPEČÍ ve vztazích a komunikaci k transparentní a kruhové komunikaci patří. I na webináři tato slova zaznívala často. „Technicky“ vzato je komunikace relativně snadný proces. Co jej však ovlivňuje, povyšuje na dobrou úroveň nebo naopak „kazí“ a vyvolává problémy, to jsou právě výše zmíněné faktory a pro (transparentní, otevřenou, kruhovou) komunikaci důležité hodnoty. Jsou to klíče, které autentické otevřené komunikaci otevírají dveře. Nemáme-li tyto klíče v ruce, dveře neotevřeme. Platí to doma i v práci.

Transparentní a otevřená komunikace znamená sdílet relevantní informace, zpětnou vazbu a očekávání se svými zaměstnanci. Včas, otevřeně a upřímně a s respektem. Znamená to také podporovat dialog, aktivně naslouchat a rychle řešit obavy nebo problémy. Transparentní a otevřená komunikace podporuje důvěru, respekt a spolupráci mezi zaměstnanci a manažery a vytváří pozitivní a podporující pracovní prostředí. Tyto „měkké“ předpoklady mohou vést k „tvrdým“ a měřitelným výsledkům:

• vyšší loajalitě
• vyšší produktivitě
• zlepšené agilitě zaměstnanců
• vyšší míře retence zaměstnanců (poklesu fluktuace)
• lepšímu usměrňování a provádění změn (např. za nižších nákladů)
• lepšímu přístupu ke zlepšením, inovacím apod.

K transparentní komunikaci patří rychlé/včasné předávání aktuálních informací, (nejlépe v reálném čase) otevřené a upřímné odpovídání na otázky a odhalování „proč“ v různorodých situacích. To může bolet, proto je taková komunikace pro někoho výrazným vystoupením ze zóny pohodlí. Z mého pohledu je zásadní „jednota slov a činů“, tedy slaďování komunikace a akcí (obdobně je to s „kázáním vody a pitím vína“, použiji-li ještě další analogii). 

Z firem mám zkušenost, že si mnohdy manažeři ani neuvědomují, jak jsou na to zaměstnanci citliví a jak dokonale to vnímají. Leckdy to vypadá nespravedlivě, ale obvykle proto, že za komunikací chybí již zmíněné „proč“. Dochází tedy ke svévolným výkladům, interpretaci a zkreslením.

S transparentní komunikací také souvisí obecně dostupnost informací, omezení nesrozumitelnosti a žargonu, využití vhodných technologií (ale nezahlcení), pravidelná setkávání (ne klasické „porady“) a ochota postavit se v komunikaci čelem obtížným situacím. Podceněním některých detailů může velmi rychle vést na hranu zkreslování, manipulace (někdy i nevědomé, vyplývající z neznalosti či neinformovanosti). 

Manažerským nástrojem v tomto smyslu je tu ku pomoci komunikační strategie a politika, jdoucí mimo či nad rámec obvyklého P.R., tiskových mluvčí apod. Setkal jsem se i s firmami, kde bylo dobře, že zaměstnanci např. nenavštěvovali web firmy, v níž byli zaměstnáni, protože slova (a prezentace) na webu byly ve velmi příkrém rozporu s viditelnou, vnímanou a reálnou situací. Web byl „nalakovaný“ na růžovo a v podstatě lživý (takže opět rozcházení se slov a činů).

Vezmeme-li v úvahu Shannon-Weaver komunikační model (viz. obr. 1 z minulého článku), je třeba si dát pozor na (vědomou, uváženou, zdůvodněnou…) volbu „zakódování“ a volbu vhodných „komunikačních kanálů“. 

Transparentní komunikace se stává jedním z uhelných kamenů dobrého a úspěšného lídrovství. Není to jen dovednost, kterou můžeme získat. Je to spíše nastavení mysli (mindset).

Bodem dotyku vůči kruhové komunikaci a „councilům“ (viz. dále) je vytváření psychologického bezpečí (v týmu apod.), aby lídr mohl podpořit důvěru a autenticitu.

Pojďme se podívat na nějaké tipy.

Otevřete komunikaci pocitům, komunikujte otevřeně o tom, jak se cítíte

Tím, že uznáváme své vlastní obavy nebo strach, projevujeme zranitelnost a vyzýváme ostatní, aby udělali totéž. Tato otevřenost umožňuje lidem/zaměstnancům (členům týmu) spojit se na hlubší úrovni a společně zvládat výzvy. Do hry se dostává větší míra empatie. Sdělovat své emoce a být empatickým posluchačem podporuje bezpečný prostor pro ostatní, aby mohli sdílet své obavy a obavy. O to přesně usiluje a ve svých zásadách popisuje otevřená kruhová komunikace (esenční sdílení ze srdce a přítomného okamžiku, naslouchání srdcem).

Je jisté, že Jako lídři máme pravděpodobně v různých situacích své vlastní úzkosti a obavy. Je důležité ukázat zranitelnost. Je v pořádku, když nevíte, jak se věci vyvinou nebo co bude dál. Sdílejte, co víte. Sdílení autentických emocí vytváří otevřený dialog, kde se členové týmu cítí bezpečně, aby také vyjádřili své vlastní obavy a strach. Společně můžete pracovat na hledání řešení a vzájemně se podporovat v průběhu celého procesu a podporovat kulturu transparentnosti a jednoty.

Problémem/výzvou může být, že lídr/manažer se sám neumí či nedokáže dotknout svých zdrojů, aby situaci zvládl/ustál/komunikoval. Jeho nervový systém je zamrzlý. (Zde ku pomoci přispěchá tzv. polyvagální teorie, o níž na webináři byla také krátká zmínka. Jako vstup do problematiky doporučuji web kamarádky Inky Tiché zde!)

Komunikujte včas – to, co (se do)víte ve chvíli, kdy (se) to (do)víte

Čím dříve budou mít lidé přístup k relevantním informacím bez ohledu na jejich strukturu, tím lépe budou vybaveni pro orientaci ve výzvách a situacích (zvláště důležité během propouštění nebo organizační restrukturalizace, kde nejistota a úzkost mohou být zdrcující). Okamžitým poskytováním informací, i když jsou předběžné nebo podléhají změnám, mohou lídři umožnit jednotlivcům činit informovaná rozhodnutí a regulovat svá očekávání.

Je důležité se zaměřit na transparentnost v mezích toho, co lze sdílet. Byť ne všechny informace mohou být kvůli důvěrnosti nebo probíhajícím procesům sděleny/sdíleny, je cenné poskytnout kontext a vysvětlit důvody, které vedly k rozhodnutí. Sdílení onoho „proč“ za tím, co lze a nelze sdílet, pomáhá členům organizace/týmu pochopit širší obraz a buduje důvěru, a to dokonce i v obtížných situacích. 

Sdílení důvodů, které stojí za informacemi, které můžete a nemůžete sdílet, prokazuje respekt k ledem a členům vašeho týmu tím, že je pustíte do rozhodovacího procesu. Vysvětlení zdůvodnění citlivých informací pomáhá jednotlivcům pochopit širší organizační kontext, sladit svá očekávání a umožňuje jim vidět, že rozhodnutí nejsou svévolná. To také dále posiluje transparentnost a může zmírnit pocity nejistoty nebo nespravedlnosti a podporuje kulturu otevřené komunikace a spolupráce.

Vyjasněte, že se informace se mohou kdykoli změnit  

Manažer nemůže ovládat veškerou nejistotu. Vnější faktory, posun priorit nebo nový vývoj mohou ovlivnit informace, které máme, a rozhodnutí, která děláme. Jako lídři však můžeme převzít odpovědnost za sdílení aktualizovaných informací co nejdříve, abychom zajistili, že lidé budou informováni a budou schopni efektivně procházet situacemi.

Vytváření psychologického bezpečí ve stále se měnících situacích umožňuje, aly mohli lidé svobodně vyjadřovat své obavy nebo otázky a v případě potřeby hledat vysvětlení. Proto je důležité vytvořit jasné komunikační kanály, které by měly být využívány k poskytování transparentních informací o změnách, vysvětlování jejich důvodů a zdůrazňování jakýchkoli potenciálních dopadů na termíny nebo výsledky.

Důležité také je, aby vedoucí pracovníci zdůrazňovali, že budou sdílet informace, jakmile budou k dispozici, i když to znamená uznat, že některé podrobnosti jsou nejisté nebo se mohou změnit (a manažer pak nevypadá tak „chytře“ a „manažersky“). Tato úroveň transparentnosti pomáhá zvládat očekávání a buduje důvěru, protože zaměstnanci chápou, že jim jsou poskytovány nejaktuálnější informace, které jsou v danou chvíli k dispozici.

Transparentní komunikace vyžaduje cvik, ale tím snazší, čím více ji cvičíte. Má potenciál proměnit organizaci, ale můžete jej odemknout pouze tehdy, pokud to jako lídři a manažeři učiníte svou prioritou.

Vyžaduje to celistvé a úplné (=totální) lídry (obr. 1).

Obr. 1 – Úplný/totální lídr, který je „zazdrojován“

Zdroj: vlastní zpracování

Na webináři jsem toto zmiňoval částečně.

Nesporné je, že manažeři a lídři v organizacích jsou zodpovědní za vytváření a udržování prostředí pro dosahování cílů. Cíle mohou být různorodé. V době psaní tohoto článku jsem si opět připomněl, jak Barrett Values Centre (na svém blogu s jejich modelem úrovní vědomí pracuji a zmiňoval jsem jej i na webináři) staví na pevné víře, že transparentní, autentické organizace zaměřené na člověka nejsou dobré jen pro podnikání, ale i pro lidstvo. Je čas na piedestal vyzvednout podniky, které jsou nejen nejlepší NA světě, ale také nejlepší PRO svět. Z tohoto pohledu BVC tvrdí (a já s tím souzním), že tradiční byznys modely, zacílené výhradně na zisk, nejsou již déle udržitelné a mohou dokonce poškozovat vyšší dobro. 

Na takový to hodnotový náhled potřebuje člověk nahlédnou do vyšší úrovně vědomí (viz. https://www.liborfriedel.cz/barretuv-model). Z mé zkušenosti to umožňuje také praxe kruhového sdílení. Ač splňuje „podmínky“ upřímné, transparentní a otevřené komunikace, jde za rámec toho, co jsem popsal v první části článku výše.

Kruhové sdílení / Kruh / Council 

Slovo „council“ pochází z latinského slova concilium, což znamená „shromáždění lidí“. Council jako “(poradní) kruh” nám nabízí pozvání, abychom uvedli své základní lidství do přítomnosti s ostatními. Do kruhu ke komunikaci a sdílení se scházíme s úmyslem nabídnout pozornost a sdílet náš (vznikající) příběh. Kruh/council nevyžaduje, abychom se drželi nějakého konkrétního systému víry nebo duchovní cesty, nevyžaduje odbornost, ani rozsáhlé zázemí. Zve nás k tomu přijít takoví, jací jsme a přinést své nejlepší já nebo to nejlepší, co můžeme v danou chvíli udělat. Kruh je prostor, kde mají všichni své místo k usednutí a každého si zde váží. Při councilu se velmi dbá na to, aby jeho účastníci vytvořili zahrnující kruh. 

Pamatuje se a velmi dbá na to, co znamená mluvit a naslouchat jeden druhému s dobrým úmyslem a „od srdce“. Mluvit a naslouchat ze srdce od nás vyžaduje něco, co pravděpodobně nemusíme dělat často - odložit svůj program, úsudek, rady a názory, abychom naslouchali pozorně, se zvídavostí a respektem. Stejně tak i mluvit autenticky, sdílet to, co je pro nás pravdivé a skutečné. Každý kruh je jiný, protože lidé, kteří do kruhu přicházejí, jsou každý den jinou verzí sebe sama, byť se členství v dané skupině nemění. Být přítomen v kruhu sdílení ve formě councilu znamená, že si dovolujeme zjistit, co je kruh právě v tomto daném okamžiku – a dáváme si svolení sdílet to, co cítíme, že chce být sdíleno. Když opustíme poradní kruh, vezmeme si s sebou hlubší znalosti o praxi, o skupině a téměř jistě i o nás samých.  

To je „kouzlo“, které není stále ještě obvyklé ve firmách zažít. Je to způsob, jak vytvářet a udržet důležité rozhovory a setkání. Prostor, ve kterém je v pořádku být tak zranitelný, být maximálně otevřený. Council vytváří takovou pevnou strukturu, která má kapacitu pojmout některé velmi výživné, často silné, ale někdy něžné příběhy a okamžiky změny a transformace. Praxe poradního kruhu je hluboce zavázána štědrosti a vhledu učitelů a starších z celé řady tradic a kultur, kteří sdíleli učení o tom, jak tento druh prostoru vytvořit a udržovat. Začleňováním prvků z mnoha tradic komunikace a sdílení po celém světě se splétá praxe založená na moudrosti a přítomnosti a je prospěšná (stále více)  i v naší složité moderní době.

Tam, kde se praktikuje poradní kruh, vyvstává příslib, že nám připomene naše pravé já, ukáže, jak mnoho máme společného s každým, s kým se setkáváme – i tím nejobtížnějším – a ukáže nám vizi našeho neomezeného potenciálu. Kouzlo efektu kruhu se mnohdy pojí se soucitem a tím, jak chápeme, co soucit znamená pro naši péči o nás samotné, vztahy, které vytváříme s ostatními, a pro způsob, jakým se rozhodneme kráčet světem a životem v jakékoli životní roli.

Poradní kruh je praxe otevřeného, upřímného vyjadřování a pozorného, empatického naslouchání. Sdílení se záměrem hovořit autenticky a naslouchat pozorně a bez posuzování inspiruje k hlubší komunikaci, porozumění a nenásilnému řešení konfliktů. Úcta ostatních v kruhu nabízí sdílejícímu řečníkovi povzbuzení, aby byl upřímný a zranitelný, beze strachu z přerušení nebo zesměšnění. Prostřednictvím prohlubování důvěry council podporuje vyjasnění hodnot, společné vidění a budování vzájemně závislých vztahů a komunity. Není to jen klišé typu „týmový duch“. 

Doporučení pro praxi

Zde jsou některá obecná doporučení, která je třeba mít na paměti při praxi kruhové komunikace formou councilu. 

• Posaďte se do kruhu na stejné úrovni – všichni jsme na stejné lodi, žádné místo k sezení není lepší než jiné.
• Použijte tzv. “mluvící předmět”, aby bylo jasně rozeznatelné, kdo je sdílejícím (i když třeba mlčí). 
• Nepřerušujte řečníka neskákejte mu do řeči (v kruhu to hlídá i facilitátor). Dáváte tak na vědomí respekt řečníkovi. Nechte být své vnitřní reakce, dokud nenastane váš čas promluvit. 
• Naslouchejte hluboce (od srdce), mezi řádky, všemu, co je řečeno i tomu, co není vyřčeno. 
• Mluvte upřímně a od srdce. 
• Mluvte stručně k věci, esenčně, uvědomte si dostupný čas a velikost skupiny sedící v kruhu. 
• Mluvte spontánně, vyhněte se zkoušení předem či přípravě (kdy kapacitu nevěnujete sdílejícímu řečníkovi, ale sobě). 
• Sdílejte osobní příběhy a pravdu své zkušenosti, spíše než postoje a rady (zejména ty nikým nevyžádané). Vyhněte se analýze a hodnocení!!! V kruhu není třeba souhlasit, ani nesouhlasit.
• Hledejte kolektivní perspektivu (úhle pohledu), pravdu a moudrost – možná plnější než pravda kteréhokoli jednotlivce. Na to člověk přijde získává-li zkušenosti z kruhových sdílení. Nikdy v ničem nejste sami.
• Zvažte vše, co vstoupí do povědomí skupiny jako součást procesu, včetně místa, počasí, kdo tam je a kdo tam není, co se ten den stalo, co ovlivnilo některé nebo všechny účastníky, vyrušení i co zůstalo nevyřčeno a v tichu. 
• Dejte přednost zkoumání a otázkám místo toho abyste byli advokáty/obhájci. Upřednostněte zvídavost před názorem.
• Zvolte porozumění před sebeobranou. 
• Vyberte si budování komunity před vlastní důležitostí. 
• Upřednostněte pravdivost a autentičnost před tím mít za každou cenu pravdu a působit chytře.
• CO ZAZNÍ V KRUHU A JE V KRUHU VYŘČENO, ZŮSTANE V KRUHU!!!

Jsou to věci, které si obvykle při poradách, mítincích a dalších formách komunikace nepřehráváme, leckdy neuvědomujeme, jak jsou pro důvěru, psychologické bezpečí, respekt, vztahy apod. důležité, A jak jsou léčivé pro organizační kulturu, když kruh praktikujeme v organizaci firmě.

Pro praxi kruhové komunikace a sdílení jsou zde některé velké výzvy:

• Ponechte stranou tendenci soudit, analyzovat nebo vytvářet názory a snažte se naslouchat se zvědavostí a otevřeností tomu, co se říká, abyste porozuměli. (Naslouchejte srdcem.)
• Odložte agendu, plány nebo to, co si myslíte, že byste měli říct a pokuste se vyslovit to, co je v tuto chvíli živé a pravdivé. (Mluvte/sdílejte ze srdce.)
• Odložte stranou to, co jste připravovali nebo zkoušeli a zkuste říci to, co právě teď spontánně přichází. 
• Buďte esenční a struční - odložte stranou celý kontext a všechny detaily a snažte se soustředit na podstatu toho, co je potřeba říct (a nic více). 

Obr. 2 – Zásady kruhového sdílení (councilu)

Zdroj: vlastní zpracování (jak se to učí facilitátoři kruhů)

Od srdce k srdci

Praktikujete-li záměr naslouchat ze srdce, mějte na paměti zejména následující: 

• Místo shody hledejte porozumění. 
• Přijměte ostatní takové, jací jsou, místo abyste se je snažili „napravit“. 
• Usilujte o vcítění se, místo abyste kritizovali nebo soudili. 
• Snažte se vnímat a „přečíst“ si pole, energii a náladu kruhu.
• Zůstaňte co nejvíce soustředění a soustřeďte se na sdílejícího, odolejte rozptýlení. 
• Zůstaňte přítomni v příbězích, místo toho, aby vaše mysl a pozornost bloumala nebo se vyhýbala tomu, co zaznívá. Neuhýbejte před nepříjemným (co se vás dotýká a chcete před tím utéct, je obvykle i vašim tématem). 
• Všímejte si (proto) svých vnitřních reakcí, ale nenechte se do nich zaplést. 
• Ctěte pocity - své i ostatních.
• Hledejte větší, nevyřčený příběh. 
• Naslouchejte hlasu kruhu, tématům, která se mohou ve skupině objevit.
• Pouze naslouchejte, abyste pochopili, trénujte odbourávání nutkání souhlasit nebo nesouhlasit.

Když praktikujete záměr mluvit od srdce, mějte na paměti tyto věci: 

• Používejte výroky „já“ místo „vy“ nebo „my“, abyste se vyhnuli charakterizování myšlenek nebo pocitů druhých. 
• Místo filozofování vyprávějte svůj osobní příběh. 
• Upřednostňujte pocity před fakty a názory. 
• Odhalte svůj postup, „jak jsem se dostal tam, kde jsem“ a své závěry. 
• Pohybujte se směrem ke zranitelnosti, místo abyste se od ní vzdalovali. 
• Říkejte co nejúplnější pravdu, místo upravených pravd. 
• Sdílejte spontánně místo zkoušení nebo úprav. 
• Mluvte stručně a buďte esenční; vyhněte se výplňové vatě nebo „přemýšlení nahlas“.

Jaké by to bylo, vyzkoušet tuto praxi mluvení a naslouchán od srdce třeba při nejbližším mítinku, bez formy kruhu? Jak jste na to zvyklí? Který z výše uvedených bodu tušíte, že pro vás bude nejobtížnější? Co uděláte pro to, abyste se v tom posunuli a zlepšili? 

Jak taková praxe ovlivní pocit bezpečí? Jak psychologické bezpečí po komunikaci vytváříte dnes? Co chcete změnit? Jaké emoce se ve vás objevují, když čtete tyto řádky? Jaké argumenty pro ci proti vám vyvstávají v mysli?

Témata

Samotné téma kruhu či bezpečí v komunikaci je dobrým tématem pro kruhové sdílení. A jsou i další, „měkká“ (z pohledu mnohých manažerů) „praktičtější“. Můžeme uspořádat i v organizaci kruh „jak se mám právě teď“.Ale lze vstoupit i do tématu kvality, produktivity, vztahů se zákazníky. Dotknout se tabu, nejistoty, nabourat to, co se zdá být „samozřejmé“.

Jistě je vhodné vytvořit si prostor a vést kruh spíše s nezávislým a vytrénovaným facilitátorem kruhové komunikace.

Pokud byste měli zájem, zde jsou termíny a odkazy pro nejbližší výcviky.

• Výcvik od ledna 2024 na Moravě (Blanka Tichavská)
• Výcvik online v únoru 2024 (Poradní kruh CZ/SK - Way of Council)
• Výcvik od února 2024 v Praze (Zdeněk a Šárka Weberovi)

Přes sdílené odkazy jistě dokážete najít i cestu k účasti na kruhových setkáních v mimofiremní rovině (pravidelné mužské kruhy, ženské kruhy apod.).

Pozvánka do kruhů

V rámci navazujících akcí na uskutečněný webinář 21.9.2023 mám jako facilitátor kruhové komunikace (s výcvikem na Moravě) i já pro vás platformu kruhu k „vyzkoušení“, do níž vás srdečně zvu.

1. Online kruh pro 5 účastníků, 3.10.2023 od 18:00 ve své virtuální kavárně. Odkaz s podrobnostmi zdenebo mi prosím napište e-mail.
2. Živá kruh 17.10.2023 od 18:00 v Ostravě či Klimkovicích. Místo a téma budou upřesněny. V případě zájmu mi prosím napište e-mail nebo dejte vědět v komentářích pod příspěvkem. Děkuji.

Téma otevřené komunikace (a třeba dalších vazeb) v rámci článků neopouštím, ale pro doplnění k webináři je to pro tuto chvíli vše. Přeji vám dobrou komunikaci a doporučuji nejen se nad tou kruhovou komunikaci zamyslet, ale učinit v tomto směru i nějaké konkrétní kroky. Já i mí různí kolegové a spřízněné duše vám rád pomůžeme rozmanitou formou.

Doporučená literatura:

• BENNIS, Warren, GOLEMAN, Daniel, O’TOOLE, James. Transparency. How Leaders Create a Culture of Candor. Hoboken: Jossey-Bass, 2008. 146 s. ISBN 978-1-11877-164-8.
• HÜBL, Thomas. The Art of Transparent Communication. In. Thomas Hübl. 15.5.2023 [cit. 22.9.2023]. Dostupné z https://thomashuebl.com/the-art-of-transparent-communication/.
• SCOTTOVÁ, Kim. Radikální otevřenost. Jak být silným lídrem a přitom neztrácet lidskost. Brno: Jan Melvil Publishing, 2018. 336 s. ISBN 978-80-7555-048-4.
• ZIMMERMAN, Jack, COYLEOVÁ, Virginia. Cesta poradního kruhu. Umění otevřené komunikace. Praha: DharmaGaia, 2016. 379 s. ISBN 978-80-7436-061-9.